Politique de confidentialité

PREVENO est le responsable des traitements de données mis en œuvre, pour les finalités et dans les conditions définies par la présente Politique de protection des données à caractère personnel.

PREVENO est une association déclarée, régie par la loi du 1er juillet 1901. Son siège social est situé à l’adresse suivante 1 avenue de l’Europe, 59880 SAINT SAULVE. Elle est identifiée au SIRET sous le numéro 783862238.

PREVENO dispose d’une expertise approfondie dans le domaine de la santé au travail et exerce ses missions en totale indépendance vis-à-vis de l’entreprise adhérente.

Un Service de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises (SPSTI) est un organisme indépendant, administré par in conseil d’administration disposant d’un budget propre. Le SPSTI dispose d’une liberté pour définit les modalités de son fonctionnement (recrutement, choix des outils utilisés, etc.) La commission médico-technique, interne au SPSTI est chargée de formuler des propositions au conseil d’administration sur les actions menées en son sein, notamment en ce qui concerne le suivi du travailleur et les équipements nécessaires.

PREVENO peut donc, sauf exceptions, être considéré comme responsable de traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les finalités et les moyens des traitements réalisés sont déterminés exclusivement par PREVENO dont les missions sont définies par le code du travail (art. L4622-2). Les entreprises adhérentes demeurent, pour leur part, responsables des traitements qu’ils réalisent pour la gestion de leurs ressources humaines et des relations de travail, distincts des traitements effectués par PREVENO dans le cadre de ses missions légales.

À ce titre, PREVENO est responsable de traitement tant pour les traitements relatifs au suivi individuel de l’état de santé des travailleurs que pour les traitements liés à la gestion de la relation avec les entreprises adhérentes. Ces derniers traitements sont strictement distincts des traitements médicaux et ne portent que sur des données professionnelles nécessaires à l’exécution des obligations contractuelles et légales de PREVENO.

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Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de tous, PREVENO a désigné, depuis le 25 mai 2018, un Délégué à la Protection des Données/Data Protection Officer (DPD/DPO).

Le DPO est un interlocuteur spécialisé en matière de protection des données personnelles. Il est chargé :

• De veiller au respect de la réglementation applicable (RGPD, loi Informatique et Libertés, textes sectoriels) ;
• De conseiller et sensibiliser les équipes de PREVENO ;
• De contrôler la bonne application des règles de protection des données personnelles ;
• D’être l’interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et des personnes concernées.

Le DPO tient à jour le registre des activités de traitement de PREVENO et le met, le cas échéant, à la disposition de la CNIL.

Pour contacter le DPO :
Par courrier : PREVENO – A l’attention du DPO -1 avenue de l’Europe, 59880 SAINT SAULVE.
Par courriel : dpo@preveno.fr

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Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par PREVENO sont soumis :

• Au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD) ;
• À la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés » ;
• Aux dispositions du Code du travail et, le cas échéant, du Code de la santé publique.

3.1. Article 6 RGPD : bases juridiques générales

Selon l’article 6 du RGPD, les traitements mis en œuvre par PREVENO reposent, selon les cas, sur :

• Le respect d’une obligation légale (article 6.1.c RGPD) :
  notamment pour les traitements nécessaires à l’accomplissement des missions des services de prévention et de santé au travail prévues à l’article L. 4622-2 du Code du travail (tenue du DMST, suivi de l’état de santé, traçabilité des expositions, etc.).
• L’exécution d’un contrat (article 6.1.b RGPD) :
  par exemple pour la gestion des adhésions, la facturation des prestations, les opérations de recrutement ou la gestion de l’accès à certains services en ligne.
• Le consentement (article 6.1.a RGPD) :
  pour la mise en œuvre de la téléconsultation, le dépôt de certains cookies soumis au consentement, ainsi que pour certaines opérations de communication non obligatoires.
• L’intérêt légitime de PREVENO (article 6.1.f RGPD) :
  notamment pour la gestion des impayés et du recouvrement, la gestion des recours, réclamations et contentieux, la lutte contre la fraude, ou la réalisation d’enquêtes et d’études statistiques internes, dans le respect des droits et intérêts des personnes concernées et en excluant les données médicales.

3.2. Article 9 RGPD : traitement des données de santé

Les données relatives à la santé sont des données dites « sensibles » au sens de l’article 9 du RGPD. Leur traitement est autorisé, sans consentement préalable, lorsqu’il est notamment nécessaire :

• Aux fins de la médecine préventive ou de la médecine du travail,
• Pour l’évaluation de la capacité de travail du salarié,
• Pour des raisons d’intérêt public dans le domaine de la santé publique.

Les données de santé traitées dans le cadre du Dossier Médical en Santé au Travail (DMST) le sont principalement sur le fondement :

• De l’article 6.1.c RGPD (obligation légale),
• Combiné à l’article 9.2.h et i RGPD, ainsi qu’aux dispositions du Code du travail relatives à la santé au travail.

Lorsque le consentement est requis pour un traitement qui ne découle pas de ces obligations (par exemple, certains dispositifs optionnels), il est demandé de manière libre, spécifique, éclairée et univoque.

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Les données personnelles sont collectées pour des objectifs précis (finalités), portés à la connaissance des personnes concernées. Elles ne sont pas utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

5.1. Traitements fondés sur l’obligation légale (article 6.1.c RGPD)

• Tenue et mise à jour du Dossier Médical en Santé au Travail (DMST), aux fins notamment de :
  • Conduire les actions de santé au travail afin de préserver la santé physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel ;
  • Assurer la surveillance de l’état de santé des travailleurs en fonction des risques auxquels ils sont exposés, de leur âge et de leur poste ;
  • Contribuer à la traçabilité des expositions professionnelles et à la veille sanitaire ;
  • Prévenir la désinsertion professionnelle et contribuer au maintien en emploi.
• Réalisation des missions confiées aux services de prévention et de santé au travail par l’article L. 4622-2 du Code du travail (évaluation et prévention des risques, conseil aux employeurs et travailleurs, participation aux actions de promotion de la santé, etc.).
• Gestion des demandes d’exercice de droits (accès, rectification, limitation, opposition, portabilité, effacement), dans le cadre de la réglementation applicable.
• Gestion de l’affiliation des travailleurs indépendants (D. 4622-27-1 du Code du travail).
• Archivage légal lorsque la loi impose la conservation de certaines informations pendant une durée déterminée.

5.2. Traitements fondés sur le consentement (article 6.1.a RGPD)

• Organisation et gestion de la téléconsultation lorsque celle-ci est proposée, dans les conditions prévues par les textes et les conventions applicables.

• Installation de cookies de mesure d’audience non strictement nécessaires sur le terminal de l’utilisateur, dans le but de réaliser des statistiques de visite du site internet https://www.preveno.fr/.
• Gestion des opérations de communication lorsqu’elle ne repose pas sur l’intérêt légitime de PREVENO.

Le consentement peut être retiré à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité des traitements déjà réalisés.

5.3. Traitements fondés sur l’exécution d’un contrat (article 6.1.b RGPD)

• Validation et gestion des adhésions (relation contractuelle avec les adhérents, gestion des prestations et du compte adhérent).
• Gestion des rendez-vous, accès aux services en ligne réservés (espace adhérent, espace salarié, le cas échéant).
• Gestion du recrutement au sein de PREVENO.

5.4. Traitements fondés sur l’intérêt légitime (article 6.1.f RGPD)

Dans la limite des droits et intérêts des personnes concernées, et à l’exclusion des données médicales, certains traitements peuvent reposer sur l’intérêt légitime de PREVENO, notamment pour :

• La réalisation d’enquêtes et d’études statistiques visant à améliorer l’organisation, la qualité des services ou l’offre de prévention (les résultats sont alors agrégés et anonymisés) ;
• La gestion des éléments de facturation, des impayés et du recouvrement ;
• La gestion des recours, réclamations et contentieux ;
• La lutte contre la fraude ;
• La communication avec les salariés suivis et/ou les adhérents par mail ou SMS pour :
  • Adresser des confirmations ou rappels de rendez-vous ;
  • Transmettre des informations en lien avec la prévention et la santé au travail, en cohérence avec les missions légales du service.
• La gestion de la vidéosurveillance pour la sécurité des personnes et des biens.

Lorsque l’intérêt légitime est invoqué, PREVENO veille à ce que soit assuré un équilibre entre cet intérêt et les droits et libertés des personnes concernées (analyse d’impact, minimisation des données, possibilité d’opposition lorsque la réglementation le permet).

5.5 Traitements relatifs à la relation avec les entreprises adhérentes

Dans le cadre de ses missions légales et contractuelles, PREVENO met en œuvre des traitements de données à caractère personnel distincts de ceux relatifs au suivi individuel de l’état de santé des travailleurs, spécifiquement liés à la gestion de la relation avec les entreprises adhérentes.

Ces traitements concernent exclusivement des données à caractère professionnel relatives aux représentants et interlocuteurs des entreprises adhérentes (direction, responsables des ressources humaines, référents désignés), et n’incluent aucune donnée de santé.

Les principales finalités poursuivies sont les suivantes :

• La gestion des adhésions et de la relation contractuelle avec les entreprises adhérentes ;
• La gestion administrative, financière et comptable (facturation, cotisations, suivi des paiements) ;
• L’identification et la gestion des interlocuteurs habilités au sein des entreprises adhérentes ;
• L’organisation et le suivi des actions de prévention collective et des services proposés aux entreprises ;
• La communication avec les entreprises adhérentes, notamment par courriel, téléphone ou tout autre canal utile, afin de transmettre des informations en lien avec la prévention et la santé au travail, en cohérence avec les missions légales du service (informations réglementaires, organisation des actions de prévention, actualités et services proposés, rappels opérationnels) ;
• La transmission de certaines données d’identification et de contact des interlocuteurs des entreprises adhérentes à la filiale PREVENO FORMATION, strictement aux fins d’organisation et de suivi des actions de formation proposées en lien avec la prévention et la santé au travail, sauf opposition de l’entreprise adhérente.
• La gestion des réclamations, précontentieux et contentieux éventuels.

Bases juridiques :

Intérêt légitime de PREVENO à faciliter l’accès des entreprises adhérentes à des actions de formation en lien avec la prévention et la santé au travail, sous réserve du respect des droits et libertés des personnes concernées et de la possibilité d’opposition (article 6.1.f RGPD).

Exécution du contrat liant PREVENO à l’entreprise adhérente (article 6.1.b RGPD) ;

Respect d’obligations légales applicables aux SPSTI (article 6.1.c RGPD) ;

Intérêt légitime de PREVENO à assurer le suivi et la qualité de la relation adhérent (article 6.1.f RGPD).

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Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes et organismes habilités, dans la limite de leurs missions et de leurs besoins.

Les destinataires peuvent être :

• Au sein de PREVENO :
  • Le personnel dûment habilité en fonction de la finalité du traitement (gestion administrative, relation adhérents, facturation, informatique, etc.) ;
  • Les professionnels de santé de PREVENO (médecins du travail, infirmiers en santé au travail, assistants de service social, etc.) pour les données relevant du DMST ou des prises en charge médico-sociales, dans le strict respect du secret professionnel.
• Les prestataires et sous-traitants intervenant pour le compte de PREVENO (hébergeurs, éditeurs de logiciels métiers, prestataires de maintenance, prestataire d’envoi de newsletter, etc.), soumis à une obligation contractuelle de confidentialité et de sécurité.
• Les adhérents, dans la limite des informations nécessaires à l’exécution de la relation contractuelle et dans le respect du secret médical :
  l’employeur ne dispose en aucun cas d’un accès au Dossier Médical en Santé au Travail ; seuls les avis et informations autorisés par les textes (par exemple avis d’aptitude, préconisations d’aménagement) peuvent lui être communiqués.
• Les partenaires institutionnels dans le cadre d’enquêtes et d’études réalisées par PREVENO :
  dans ce cas, les données sont agrégées en statistiques anonymisées, ne permettant pas d’identifier individuellement les personnes.
• Les administrations, organismes publics ou autorités judiciaires, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

PREVENO n’effectue pas de transmission de données médicales à des tiers, sauf obligation légale, réglementaire ou demande de la personne concernée via un professionnel de santé.

Les données personnelles figurant dans les dossiers « entreprise » sont utilisées exclusivement par les collaborateurs dont la fonction le nécessite.

Les données relatives à la relation avec les entreprises adhérentes sont accessibles uniquement aux collaborateurs de PREVENO chargés de la gestion administrative, financière et de la relation adhérent, dans la stricte limite de leurs attributions.

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée, le cas échéant, des durées de prescription légale.

À titre indicatif :

• DMST :
  conservé pendant au moins 50 ans après la fin de la période d’exposition à des risques professionnels, conformément à la réglementation applicable.
• Données de gestion des adhésions et de facturation :
  conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant les durées légales (notamment en matière comptable et fiscale).
• Données des contacts adhérents et interlocuteurs :
  conservées pendant la durée de la relation et, le cas échéant, pendant une durée supplémentaire en archivage intermédiaire pour la gestion des preuves et contentieux.
• Données issues des formulaires de contact :
  conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis le cas échéant en archivage si la demande a des conséquences contractuelles, médicales ou contentieuses.
• Données issues du recrutement :

conservées pendant une durée maximale de de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat.

PREVENO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles :

• Mesures de sécurité physiques (contrôle d’accès aux locaux, protection des archives) ;
• Mesures de sécurité logiques (gestion des habilitations, mots de passe, chiffrement lorsque pertinent, journalisation, sauvegardes) ;
• Procédures internes pour la gestion des habilitations, la sensibilisation des collaborateurs et des professionnels de santé, et l’intégration de la protection des données dès la conception des projets (Privacy by design).

PREVENO a élaboré une procédure de gestion et de notification des violations de données à caractère personnel à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées.

Les sous-traitants de PREVENO sont choisis pour leurs garanties en matière de sécurité et de confidentialité, formalisées dans des contrats comprenant les obligations prévues par l’article 28 du RGPD (instructions, confidentialité, sécurité, audits, etc.).

PREVENO n’effectue pas de transferts de données personnelles vers des pays situés en dehors de l’Union européenne, sauf si :

• Cela est rendu nécessaire par l’utilisation d’un outil ou d’un prestataire identifié comme tel,
• Et que des garanties appropriées (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, mesures complémentaires) ont été mises en place.

Le cas échéant, ces transferts et les garanties associées sont portés à la connaissance des personnes concernées.

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées, et accéder à ces données.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes vous concernant.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : demander l’effacement de vos données lorsque l’un des motifs prévus par la réglementation s’applique, dans la limite des obligations légales de conservation (notamment pour le DMST).
• Droit à la limitation du traitement : demander que le traitement de vos données soit limité, dans les cas prévus par l’article 18 du RGPD.
• Droit à la portabilité : recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine les données personnelles que vous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés.
• Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime de PREVENO, sauf motifs légitimes impérieux.
• Droit de définir des directives post-mortem : concernant le sort de vos données après votre décès.

Les droits portant sur les données médicales figurant dans votre DMST sont encadrés par le code du travail et le code de la santé publique, dans le respect du secret médical.

Conformément aux articles L.4624-8 et R.4624-45 et suivants du code du travail, vos droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du médecin du travail (éventuellement par l’intermédiaire d’un médecin que vous désignez). En cas de changement de service de prévention et de santé au travail ou de médecin du travail, vous êtes informé du transfert de votre DMST et pouvez, dans certains cas, vous y opposer (article L.4624-8-1 du code du travail).

Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits auprès du DPO :

• Par courriel : dpo@preveno.fr
• Par courrier : PREVENO – A l’attention du DPO -1 avenue de l’Europe, 59880 SAINT SAULVE.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra être demandé. Une réponse vous sera apportée dans les délais prévus par la réglementation.

En cas de difficulté persistante, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes) – 3, Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

PREVENO dispose notamment d’une page sur les réseaux sociaux LinkedIn, Youtube et Facebook.

Lorsque vous consultez ces pages, vous êtes soumis aux conditions générales d’utilisation et à la politique de confidentialité propres à ces réseaux sociaux, pour les traitements réalisés par les plateformes elles-mêmes, indépendamment de PREVENO. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces documents lors de votre navigation.

La présente politique générale de protection des données à caractère personnel a été mise à jour le 9 février 2026 et pourra être révisée en fonction des évolutions législatives, réglementaires ou organisationnelles de PREVENO.